Google Drive·Docs에 AI 워크플로

AI Google Drive 활용은 폴더 전체를 “정리해 줘”라고 던지는 일이 아닙니다. 요약·초안은 문서 단위로 쪼개고, 폴더 분류 규칙은 사람이 잠근 뒤, 공유 링크·권한은 사람이 닫습니다. Google Workspace 부가 기능의 요금은 이 글에 없습니다.

검색형 “이 드라이브 요약해” 대신 S04의 목표·범위·완료 기준을 Docs/Drive에 적용합니다.

요약·초안은?

한 줄 답: 대상 문서 ID·범위(섹션)와 산출물 형식(불릿·결정·미결)을 고정한 뒤, 초안은 새 문서나 댓글로만 받게 합니다.

에이전트(또는 Docs 쪽 도우미)에 넘기기 전 입력입니다.

대상: 파일 이름·링크, 읽어도 되는 섹션. 비밀·인사·계약 전문은 제외 목록.
목적: 주간 공유용 요약인지, 의사결정용 1페이지인지.
형식: 결정 / 미결 / 액션(담당·기한) 템플릿.
금지: 원본 Docs 본문을 직접 덮어쓰기, 추측으로 빠진 숫자를 채우기.

지시 예입니다. “이 Docs의 ‘결정 사항’~‘다음 주’ 섹션만 읽고, 새 Docs에 액션 표(담당, 기한, 출처 문단)를 만든다. 원본은 수정하지 않는다. 없는 기한은 [확인 필요].”

좋은 산출물입니다.

원문 문단을 가리키는 출처(섹션 제목 또는 인용 한 줄).
결정과 미결이 섞이지 않음.
초안이 원본과 분리된 파일/탭/댓글 스레드.

한 창에 요약과 전면 재작성을 섞지 않습니다. 먼저 읽기 전용 요약 → 합의 → 초안 세션 순서입니다.

폴더 분류는?

한 줄 답: 폴더 트리와 이름 규칙을 사람이 정한 뒤, 에이전트에는 “제안 목록”만 받게 하고 일괄 이동은 샘플 확인 뒤에 합니다.

분류를 모델에 맡기면 misc, 새 폴더 (1)이 늘어납니다. 규칙을 먼저 적습니다.

트리: 예) 00-inbox / 10-active / 20-ref / 90-archive. 깊이는 2~3단.
이름: YYYY-MM-DD_주제_버전처럼 고정. 공백·이모지 남용 금지 여부를 명시.
소유: 팀 드라이브 vs 내 드라이브. 이동 시 권한이 깨지는 경로를 적습니다.
산출물: 이동 제안 CSV(현재 경로 → 제안 경로 → 이유). 즉시 mv하지 않음.

지시 예입니다. “00-inbox 안의 Docs/Sheets만 목록화한다. 각 파일에 10-active 또는 20-ref 제안과 한 줄 이유를 표로. 실제로 이동하지 않는다. 이름 규칙에 안 맞으면 새 이름 후보만 적는다.”

완료 기준 예입니다. “제안 표 20행, 규칙 위반 0건(제안 단계). 사람이 5건을 샘플로 승인한 뒤에만 일괄 이동 스크립트/수동 이동.”

병렬 에이전트를 쓸 때도 같은 트리 문서를 읽게 합니다. 각자 폴더를 만들면 Drive가 더 지저분해집니다.

권한·공유 주의는?

한 줄 답: 링크 공유 범위·편집자/뷰어·외부 도메인을 사람이 확인하고, 에이전트에게 권한 변경·공개 링크 생성 권한을 주지 않습니다.

사람이 막아야 할 한계입니다.

링크: 조직 내부 / 링크 있는 사람 / 공개. “편의를 위해 공개”는 기본 거절.
역할: 뷰어·댓글·편집자. 초안 검토는 댓글이면 충분한 경우가 많습니다.
외부: 고객·벤더 도메인. 계약·개인정보가 있는 파일은 요약본만 별도 폴더.
에이전트 권한: Drive API·MCP에 쓰기/공유 스코프를 달 때 최소 권한. 읽기 전용으로 요약만 하는 세션과 쓰기 세션을 분리합니다.
폐기: 임시 공유 링크 만료, 퇴사자 계정 소유 파일 이관.

유료 Drive/Docs AI 부가 기능의 플랜·가격은 여기 고정하지 않습니다. 도구를 고를 때도 원본 덮어쓰기 없이 초안을 분리할 수 있는지, 공유 변경을 사람이 승인하는지를 봅니다.

실무 최소 경로입니다. (1) 제외 목록과 요약 템플릿, (2) 새 문서에 초안, (3) 폴더는 제안 표 → 샘플 승인 → 이동, (4) 공유 범위는 사람만. 에이전트가 “정리 완료”를 선언해도 4는 생략하지 않습니다.

Drive는 권한이 곧 보안 경계입니다. 분류보다 공유를 먼저 맡기면 검색만 하던 실수보다 비용이 큽니다.

출처

S03·S04를 Docs/Drive 산출물에 적용한 편입니다.
Google Workspace·부가 기능 요금: 공식 요금 페이지(작성 시점에 고정하지 않음).